Digitales Dokumentenmanagement einführen: Verwaltung Ihrer Dokumente und Akten leicht gemacht

Rechnungen, Briefe, Verträge, E-Mails und Dateien: Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl verschiedener Dokumente. Dies gilt für interne Dokumente genauso wie für die Kommunikation mit Lieferanten oder Kunden. Die gängige Praxis ist vielerorts nach wie vor, Dokumente auszudrucken, zu kopieren sowie zentral oder dezentral abzulegen – teilweise sowohl digital als auch in Papierform. Werden dann bestimmte Informationen benötigt, ist es äußert schwierig, diese zu finden. In der steigenden Flut an Daten und Dateien wird es zunehmend unmöglich, den Überblick über alle Aktenordner, Festplatten oder E-Mail-Posteingänge zu behalten und auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Die Lösung ist der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement, welches die Verwaltung Ihrer Dokumente vereinfacht, Ihre Geschäftsprozesse beschleunigt und Ihre Arbeit produktiver macht.

Unser Beratungsansatz und unsere Dokumentenmanagement-Lösungen sind für kleine und mittelständische Unternehmen und Einrichtungen optimiert. Wir unterstützen Sie bei Ihrem Weg zu einem papierlosen Büro.

Analyse
Zu Beginn jedes Dokumentenmanagement-Projektes steht bei uns eine Potenzial- und Anforderungsanalyse. Hierfür erfassen wir die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens, um herauszufinden, wie viel Zeit für die Bearbeitung und das Archivieren von Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und sonstiger papierbasierter oder digitaler Dokumente aufgewendet wird und welche Personengruppen daran beteiligt sind.

Beratung und Konzeption
Nach der Analyse stellen wir Ihnen vor, an welchen Stellen Ihre Prozesse vereinfacht und optimiert werden können und wo wir Einsparungs- und Verbesserungspotenzial sehen. Wir erläutern die Einsatzbereiche für die intelligente Dokumentendigitalisierung, die elektronische Archivierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder der Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Die daraus resultierenden Erkenntnisse bilden anschließend die Basis für die weitere Konzeption. Mit Ihren Ideen und unserer Expertise definieren wir gemeinsam Ziele und Maßnahmen. Dabei passen wir Umfang und Art der Konzeption stets individuell an Projektgröße und -budget an.

Umsetzung und Dokumentation
Das Projektmanagement dient der Lösung neuer, zukunftsrelevanter und komplexer Fragestellungen in einem Unternehmen. Unsere Aufgabe ist es, gemeinsam mit Ihnen die Einführung der Lösung zu koordinieren, zielgerichtet voranzutreiben und erfolgreich umzusetzen.

Dazu gehört auch die Dokumentation, denn die revisionssichere Archivierung steuerlich relevanter Dokumente erfordert eine Verfahrensdokumentation. In der Verfahrensdokumentation müssen die gesamten organisatorischen und technischen Prozesse beschrieben werden, wie steuerlich relevante Unterlagen und Dokumente in einem Unternehmen nach den Vorgaben von HGB, AO und GoBD empfangen, verarbeitet, digitalisiert und aufbewahrt werden. So wird sichergestellt, dass der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit eingehalten wird.

Wir erstellen eine ausführliche Verfahrensdokumentation, die alle zum Verständnis notwendigen Informationen enthält. Zum Vernichten der digitalisierten Belege reicht die Verfahrensdokumentation zur Belegablage nicht aus. Hier ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erforderlich. Technische Grundlage des ersetzenden Scannens ist die technische Richtlinie TR-RESISCAN, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert und ergänzt wird.

Durch eine Zertifizierung Ihres Scanprozesses nach den Vorgaben des BSI gewinnen Sie bestmögliche Rechtssicherheit. Ihr Vorteil: eine schlankere Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten.

Wartung und Pflege
Für uns ist ein Projekt nicht mit der Abnahme beendet. Gerade in den ersten Wochen und Monaten ergeben sich oftmals Änderungswünsche und Anpassungen an die Konzeption, die wir gerne begleiten.

Weiterhin helfen wir Ihnen bei allen Fragen rund um die Anwendung und sorgen dafür, dass bekannte Fehler behoben, Sicherheitsupdates durchgeführt, die Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen und Drittanbietern erhalten bleiben sowie rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Ihre Vorteile einer Dokumentenmanagement-Lösung von Nova Office:

• Schnelle und einfache Suche nach Informationen
• Zentrale Archivierung in einem System für optimale Transparenz und Aktualität
• Standortunabhängiger Zugriff auf Informationen, auch von unterwegs
• Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
• Verbesserung der internen Zusammenarbeit
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen

Wie steht es um Ihre Dokumentenprozesse? Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.