DMS: Mit digitalem Dokumentenmanagementsystem zu weniger Papier, besserer Verwaltung und produktiverer Zusammenarbeit
Digitaler Workflow, intelligentes Scannen und eine gesetzeskonforme Archivierung Ihrer wertvollen Dokumente.
Das Fakturieren und Bezahlen von Rechnungen, die Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen oder die Abstimmung von Verträgen mit neuen Mitarbeitern, Lieferanten oder Endkunden: In vielen Unternehmen laufen zentrale und geschäftskritische Dokumentenprozesse immer noch papierbasiert ab und sind häufig mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden.
Die schnelle Verfügbarkeit relevanter Informationen zu jeder Zeit und an jedem Ort ist jedoch eine der wichtigsten Voraussetzungen, um effizient arbeiten zu können und im Zeitalter der Digitalisierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen aller Branchen.
Viele dieser papierbasierten Prozesse lassen sich mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) einfach und komfortabel digitalisieren und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur produktiver und effizienter arbeiten – Sie sparen zudem Kosten und schonen die Umwelt.
Unsere Lösungen für das Dokumentenmanagement decken eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgabenbereiche des digitalisierten Büros ab. Dazu gehören Lösungen zur intelligenten Digitalisierung von Papierdokumenten und die revisionssichere Archivierung in digitalen Akten, die effiziente Dokumentenverwaltung sowie die Optimierung von digitalen Workflows.
Intelligentes Scannen, Erfassen und Verteilen von Dokumenten
Dokumentenerfassung ohne viel Handarbeit
Das intelligente Scannen und Erfassen von Dokumenten und Daten bildet die Grundlage jeder effizienten Dokumentenmanagement-Lösung, sowohl bei der Digitalisierung von Papierdokumenten als auch beim Importieren digitaler Dokumente.
Die Scan-Software unserer DMS-Lösung ermöglicht während des Scanvorgangs die Qualitätskontrolle, Bildverbesserung, Inhaltsanalyse und den Datenschutz Ihrer Dokumente. Ziel der intelligenten Dokumentenerfassung per Softwarelösung ist die automatisierte Umwandlung von digitalen Dokumenten in Dateien mit verwertbaren Informationen sowie deren Übergabe an nachgelagerte Anwendungen. Dazu gehört beispielsweise das automatische Trennen von Dokumenten im Stapel nach vordefinierten Attributen, die Umwandlung in andere Dateiformate, das Auslesen von Barcodes sowie die Übergabe der digitalisierten Dokumente an nachgelagerte DMS- oder ERP-Lösungen.
Auch beim Erfassen digitaler Dokumente bietet wir verschiedene Möglichkeiten. Sie können gespeicherte Dokumente schnell und einfach aus der Ablagestruktur oder aus Ihrem E-Mail-Postfach importieren. Durchsuchbare Dokumente können Sie direkt in das Archiv scannen und auch die nahtlose Integration in Ihre Microsoft Office-Anwendungen ist unkompliziert möglich sowie der automatische Import von Dokumenten aus Datenbanken, überwachten Ordnern und E-Mail-Postfächern.
Ersetzendes Scannen – so gelingt die Umsetzung der TR RESISCAN
Unter bestimmten Voraussetzungen können Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet werden. Technische Grundlage des ersetzenden Scannens ist die technische Richtlinie TR-RESISCAN, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert und ergänzt wird.
Zum Vernichten der digitalisierten Belege ist u.a. eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erforderlich. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
Dokumente effizient verwalten
Alle wichtigen Dokumente auf einen Blick
Unternehmen arbeiten dann effizient, wenn relevante Informationen zu jeder Zeit und überall verfügbar sind. Dafür wird eine organisierte Dokumentenablage benötigt, in der alle Dokumente übersichtlich abgelegt sind, sodass sie leicht gefunden, einfach bearbeitet und revisionssicher archiviert werden können. Unser DMS erlaubt es Ihnen, sämtliche Dokumente und Informationen im Unternehmen an einer Stelle zu bündeln. So haben Sie mit allen browserfähigen Endgeräten zu jeder Zeit Zugriff auf die benötigten Informationen.
Innerhalb des Dokumentenmanagementsystems können Sie Ihre eigenen, flexiblen Ablagestrukturen entwerfen. Dank dem individuell konfigurierbaren Dashboard und der Volltextsuche haben Sie einen schnellen Überblick über wichtige Dokumente, Akten und digitale Workflows. Auch die Verwaltung von Dokumentenentwürfen und die Freigabe von Dokumenten wird mit einem DMS erleichtert, Microsoft Office-Dokumente können Sie direkt im System bearbeiten. Eine automatische Versionierung der Dokumente und Protokollierung jeglicher Änderungen gehört ebenfalls zu den Grundfunktionen.
Im System können alle Arten von Dateitypen archiviert werden (E-Mail, MS-Office Dokumente, PDF, CAD etc.). Auch im Hinblick auf die Rechts- und Revisionssicherheit sind Sie mit einer vom TÜV zertifizierten DMS-Lösung auf der sicheren Seite: Diese berücksichtigt alle juristischen Regelwerke und erfüllt alle Voraussetzungen zur Revisionssicherheit durch Einhaltung von HGB, ZPO, GoBD, DSGVO und BDSG.
Digitale Akten
Verabschieden Sie sich von der Kopie der Kopie der Kopie für die unterschiedlichen Papierakten und Ordner pro Abteilung
Die Organisation von Informationen in Akten ist ein essentieller Bestandteil eines guten Wissensmanagements. Ein modernes DMS bietet daher auch die Möglichkeit, digitale Akten für Projekte, Kunden, Lieferanten oder Produkte genauso zu organisieren wie in Ihrer Papierablage – mit dem Vorteil, dass Sie Ihre digitalen Akten ganz einfach vollständig und kontextorientiert durchsuchen können.
Sie können Zugangsberechtigungen vergeben, Notizfunktionen nutzen sowie digitale Workflows verschiedenen Akten zuordnen. In der digitalen Akte sind alle Informationen übersichtlich dargestellt, sodass Sie stets den Überblick behalten und die gewünschten Informationen immer schnell zur Hand haben.
Workflow und Zusammenarbeit
Prozesse optimieren und produktiv zusammenarbeiten – überall und jederzeit
Unser modernes DMS beinhaltet eine innovative Workflow-Lösung, mit der Sie standardisierte, dynamische Prozesse gestalten können, die individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. So können Sie beispielsweise zur Rechnungsfreigabe oder für Erinnerungen durch die Verknüpfung zugehöriger Dokumente und Akten neue Workflows erstellen. Sie können Workflows nach Prioritäten ordnen, laufende Prozesse überwachen, anpassen und automatisieren. Pflichtfelder garantieren, dass keine Details vergessen werden und das integrierte Warnsystem sorgt dafür, dass Sie keine Termine verpassen. Mit den mobilen Apps für Android und iOS können Sie auch mit Ihrem Smartphone oder Tablet auf Ihre digitalen Workflows zugreifen.
Mit unserer Lösung für das digitale Dokumentenmanagement haben Sie die Möglichkeit, sofort und überall auf Informationen des Unternehmens zuzugreifen. Dank der Browser-basierten Architektur haben Sie mit jedem internetfähigen Endgerät auch weit über die Grenzen Ihres Büros hinweg Ihre Dokumente und Akten stets dabei. Egal ob über Ihren Laptop, PC, Tablet oder Smartphone – geben Sie einfach den Aktennamen oder ein Stichwort zum Dokument ein und sofort öffnet sich die gesuchte Information. Eine Doppelbearbeitung durch verschiedene Nutzer wird durch die Auscheck-Funktion verhindert.
Zusätzlich bietet unser DMS-System unterschiedliche Möglichkeiten, um Dokumente mit anderen zu teilen, beispielsweise per E-Mail oder als temporär öffentliche Internetlinks. Auch die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten wird durch Gastlizenzen mit eingeschränkten Rechten ermöglicht. Noch nie war die Zusammenarbeit der Teilnehmer verschiedener Arbeitsabläufe oder der Mitglieder eines verstreuten Teams einfacher.
DMS in der Cloud
Das digitale Büro kommt aus der Cloud: einfach, flexibel und skalierbar
Das Hosting unserer DMS-Lösung bieten wir Ihnen auch als Software-as-a-Service-Modell (SaaS) an, bei der Ihnen die Software über das Internet bereitgestellt wird. Ohne die Notwendigkeit der Installation und des Betriebs der Lösung auf dem eigenen Server entfällt der komplette Aufwand an Betriebs-, Back-up-, Wartungs- und Supportkosten.
Ihr DMS in der Cloud bietet schnellen und einfachen Zugriff auf alle Unternehmensdaten über das Internet und schützt Ihre Information durch autorisierte Benutzerprotokolle. Mitarbeiter können jederzeit und von überall aus auf Informationen und digitale Workflows zugreifen, wodurch die Produktivität Ihrer Arbeitsgruppen deutlich erhöht wird. Diese Lösung eignet sich perfekt für kleine und mittelständische Unternehmen, die mit Zweigstellen oder externen Geschäftspartnern zusammenarbeiten müssen.
Für Ihre Sicherheit: Alle Datenzentren haben ihren Standort in Deutschland und unterliegen somit den deutschen Datenschutzrichtlinien.
