Sicheres Drucken jederzeit gewährleisten – im Büro und im Home-Office

Unternehmen nutzen viele verschiedene Technologien, um ihre IT- und Netzwerkressourcen zu schützen: Firewalls müssen implementiert, komplexe Passwortregeln und Benutzerauthentifizierung eingeführt und Daten durch elektronische, verschlüsselte Signaturen geschützt werden.

Hinzu kommt die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die nochmals verdeutlicht hat, dass Unternehmen für den Schutz personenbezogener Daten eine Vielzahl an Maßnahmen einhalten und umsetzen müssen, um gesetzeskonform zu handeln. Darüber hinaus stellt die zunehmende Nutzung mobiler Endgeräte und Cloud-basierter Anwendungen die IT-Verantwortlichen vor weitere Herausforderungen.

Auch moderne Multifunktionssysteme und Drucker verfügen über viele Netzwerkkommunikations- und Datenspeicherfähigkeiten und erfordern daher ebenfalls umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Netzwerksicherheit, Zugriffskontrolle, Authentifizierung, Verschlüsselung, Protokollierung sowie Dokumenten- und Datenschutz.

Sind Ihre Multifunktionssysteme und Drucker hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz auf dem neuesten Stand und können ein sicheres Drucken ermöglichen? Wurden Sie bei der Auslieferung auf die Risiken einer Standardkonfiguration hingewiesen? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Auch im Home-Office Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleisten
Im Zuge der Corona-Pandemie haben sich Remote-Working-Konzepte und flexible Arbeitsmodelle immer mehr durchgesetzt. In vielen Unternehmen ist es inzwischen normal, dass Mitarbeiter teilweise oder ganz von zu Hause oder unterwegs arbeiten.

Was kann passieren, wenn nun außerhalb des Büros vertrauliche Dokumente gedruckt werden müssen? Mitarbeiter im Home-Office oder an anderen externen Orten können in den meisten Fällen nicht nachhaltig sicherstellen, dass gedruckte Dokumente nicht in falsche Hände gelangen und Druckerfestplatten immer angemessen gelöscht werden. Daher kommt die Nutzung des privaten oder auch fremden Druckers bei vertraulichen Unternehmensdokumenten nicht in Frage.

Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, wichtige Dokumente über eine gesicherte Verbindung auf unternehmenseigenen Ausgabegeräten oder Printservern abzulegen. Im Büro kann der Ausdruck dann geschützt vorgehalten werden, bis die Dokumente von einer berechtigten Person ausgegeben und abgeholt werden.

Wenn die vertraulichen Dokumente direkt benötigt werden, kann ein unternehmenseigenes Ausgabegerät im Home-Office des Mitarbeiters installiert werden. Auch hierbei sind einige technische Besonderheiten zu beachten, bis der Druckauftrag vom Unternehmensnetzwerk auf dem Home-Office-Drucker ausgegeben werden kann.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Konzeption und Umsetzung einer Home-Office-Druckinfrastruktur mit einer sicheren Dokumentenausgabe an verteilten Orten. Vereinbaren Sie jetzt ein persönliches Beratungsgespräch mit Ihrem Nova Office-Experten.

Ihre Vorteile durch sichere Dokumentenprozesse und die Einhaltung des Datenschutzes:

• Authentifizierung der Benutzer per Chipkarte oder Fingersensor am Ausgabegerät
• Einfache Einführung des vertraulichen Drucks
• Deaktivierung unnötiger Protokolle auf dem Endgerät
• Sicherung des Zugriffs auf die Konfiguration
• Einsatz von Common Criteria zertifizierten Sicherheitslösungen
• Regelmäßige Aktualisierung der Firmware
• Zertifizierte Datenlöschverfahren bei Geräterückgabe